Har du ett skåp fullt av gamla pärmar som du inte riktigt vågar slänga? Du är förmodligen inte ensam.

Det har länge funnits ganska strikta regler kring hur kvitton, fakturor och andra bokföringsunderlag ska sparas. Men sedan den 1 juli 2024 har reglerna blivit enklare och framför allt mer anpassade till hur de flesta företag faktiskt arbetar idag.

Så vad behöver du egentligen spara? Och kan de där gamla pärmarna äntligen åka ut?

Sju år är fortfarande huvudregeln

Även om reglerna kring hur materialet får sparas har förändrats, har tiden inte gjort det. Räkenskapsinformation ska som huvudregel sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det gäller inte bara kvitton och leverantörsfakturor utan även annan information som hör till bokföringen.

Måste jag spara papperskvitto?

Här kommer den förändring som många företagare uppskattar.

Sedan den 1 juli 2024 behöver du inte längre behålla ett papperskvitto efter att det har digitaliserats på ett korrekt sätt. Fotar eller skannar du kvittot och ser till att informationen överförs så att den inte riskerar att förändras eller försvinna, får pappersoriginalet kastas.

Tidigare behövde originalet sparas under en viss tid även om det redan fanns digitalt. Den regeln är borta.

Det gäller dessutom även äldre material som digitaliserades innan lagändringen. Har du gamla pärmar med kvitton och fakturor som redan finns korrekt sparade digitalt kan det alltså vara dags att se över vad som faktiskt behöver stå kvar och samla damm.

Och fakturor som redan är digitala?

Får du en faktura digitalt ska den elektroniska räkenskapsinformationen sparas på ett betryggande sätt. Det viktiga är att informationen finns kvar, är läsbar och går att komma åt under hela arkiveringstiden.

Samma grundtanke gäller alltså oavsett om underlaget började sitt liv på papper eller i en inkorg: informationen ska finnas kvar och gå att hitta när den behövs.

Men min redovisningsbyrå har ju allt?

Ja, kanske. Men som företagare är det fortfarande företaget som ansvarar för att bokföringen och räkenskapsinformationen sparas enligt reglerna.

Därför är det bra att ha koll på hur underlagen hanteras, var de sparas och vad som händer om du någon gång byter system eller redovisningsbyrå.

Och det är precis sådant vi gärna hjälper till med.

Så, kan jag slänga pärmarna nu?

Kanske!

Om materialet är digitaliserat på rätt sätt och sparas säkert behöver du inte behålla pappersoriginalen bara för sakens skull. Men innan du går loss på arkivet är det klokt att kontrollera att allt verkligen finns digitalt och att överföringen uppfyller kraven.

Är du osäker på vad som behöver sparas, hur länge eller om det är dags att rensa bland pärmarna? Hör av dig till oss så hjälper vi dig reda ut det.

Källa: Bokföringsnämnden – information om arkivering och ändrade arkiveringsregler i bokföringslagen.